Preparando a Matrícula/planejamento comercial

De Agosto a Março as escolas estão focadas em sua estratégia de matrícula e rematrícula. O resultado deste trabalho comprometerá o próximo ano letivo. Após as férias, as famílias começam a pensar se irão manter seus filhos na atual escola. Além disso, as famílias começam a ser bombardeadas por campanhas de outras escolas, o que pode levá-los a considerar uma mudança, dependendo do nível de satisfação com a atual. Temos, então, inúmeras instituições concorrendo pelo mesmo aluno e talvez, uma situação econômica que afete o bolso das famílias.

Essa é a hora de mostrar o custo x benefício e a eficiência de nossa metodologia de ensino.

Para essa preparação, tenha em seu radar:

PLANEJAMENTO COMERCIAL:

O planejamento comercial é um plano de ação com o objetivo de definir quais estratégias precisam ser tomadas para que se atinja um fim específico, considerando o processo de vendas e particularidades da operação.

O planejamento consiste na preparação, organização e estruturação de um determinado objetivo. Ele é essencial na tomada de decisões e execução dessas mesmas metas.

Acesso seu Maple Helper e realize um planejamento comercial apoiado em ações atingimento de metas e excelente ciclo de Matrículas.

A equipe de secretaria será responsável pelo primeiro contato com as futuras novas famílias. Durante esse processo é fundamental que a comunicação entre a equipe seja rápida e clara, com detalhes sobre: idade do futuro aluno, contatos para retorno e nome do responsável. Direcionar os atendimentos ao Consultor Educacional.

o consultor educacional possui a responsabilidade de dar seguimento ao atendimento durante todo o processo de matrícula.

Será responsável por apresentar todas as informações necessárias aos futuros pais, orientando e esclarecendo as dúvidas. Também será responsável por apresentar a infraestrutura da escola e Coordenação Pedagógica. Neste processo, o time acadêmico é um enorme aliado e parte fundamental no atendimento!

A coordenação pedagógica exerce um papel fundamental na conquista de novos alunos, atuando diretamente nos casos em que os pais demonstram alguma insegurança ou dúvida sobre a metodologia e plano de desenvolvimento dos alunos. Ela deverá em conjunto com o consultor educacional identificar os pontos importantes para a tomada de decisão, e utilizar argumentos pedagógicos para estimular que os pais se sintam confortáveis e seguros.

Para refletir e agir:

Quais as ações comerciais que quando feitas em sua unidade lhe trazem resultados em matrículas? Qual o valor que precisa ser investido em sua unidade para lhe trazer novos alunos? Quais são os veículos de comunicação de maior retorno financeiro para sua escola?

Veja baixo 5 dias sobre como montar um planejamento comercial de sucesso:

1) Estabeleça objetivos:

Para planejar o seu caminho, você primeiro precisa saber onde quer chegar. Quando se trata de plano de captação de alunos, estabelecer objetivos é justamente estipular os números que você deseja alcançar com este plano.

  • Quantos alunos quero captar?
  • Que receita quero obter através dos novos alunos?
  • Que turmas ou segmentos de ensino novos posso ampliar?

É claro que os objetivos devem ser realistas, de preferência ancorados em resultados anteriores da escola ou curso. Porém, eles não devem deixar de ser ambiciosos.

A partir dessa expectativa inicial, é que poderá ser possível definir os meios necessários para atingir os objetivos traçados!

2) Crie metas:

Pode ser um pouco confuso diferenciar objetivo e meta, mas na verdade é bem simples. Metas são aquelas coisas que você precisa fazer para chegar ao seu objetivo.

As metas precisam ter prazos estabelecidos. Elas são o que define as atitudes que se deve tomar para alcançar o que se deseja.

Elas devem ser planejadas de modo que possam ser atingidas. Não devem ser difíceis demais, pois se a equipe souber que corre atrás de metas inatingíveis, ficará desmotivada. Mas, quando são estipuladas metas justas, é essencial que todos se empenhem para alcançá-las.

Você pode traçar metas como:

Com quantos responsáveis a escola vai entrar em contato

Quando vai começar e terminar o período de captação

Quantos contatos devem ter reuniões agendadas

Quantas reuniões devem levar à efetivação da matrícula.

3) Invista em marketing digital:

Hoje em dia não dá pra ignorar o poder que a internet tem na divulgação de produtos e ideias.

Quando se trata de captação de estudantes, estamos falando de jovens que vivem nesse meio e consomem diariamente propagandas de marketing digital. Ser uma referência de lugar adaptado às novas tendências digitais e atualizado já não é mais um diferencial, é essencial.

Os alunos precisam conhecer a escola e querer estudar nela. Uma escola bem relacionada na internet cria uma marca forte que capta alunos organicamente.

Para isso, é importante ter:

Redes sociais

Perfil no Google Meu Negócio

Periodicidade nas postagens

Uma boa identidade visual

Uma linguagem atualizada e atraente (você pode usar memes e gifs para se comunicar)

Produzir conteúdos que ultrapassem o objetivo de matrículas

Assim, a escola conseguirá captar os alunos que já tem o interesse nutrido em estudar naquela instituição.

4) Distribua tarefas

Após criar metas, é preciso definir qual funcionário ou setor ficará responsável por cada uma delas. Se não houver nomes de pessoas responsáveis por cada função, é bem provável que ninguém assuma a responsabilidade.

Além disso, a chance de fracassar quando concentramos todas as funções em um só setor da instituição é enorme. O trabalho em equipe é a melhor saída para um bom resultado nos negócios.

Em geral, pode-se pensar na seguinte divisão de tarefas:

  • Setores de marketing e comercial ficam responsáveis por captar alunos pela internet e fora do ambiente virtual;
  • Secretários são responsáveis por fazer contato, cadastrar e agendar reuniões com interessados;
  • Coordenadores devem atender e apresentar a instituição aos interessados;
  • Setor financeiro fica responsável por fechar a matrícula

Se a divisão de tarefas for feita de forma inteligente, pensando em qual área é mais adequada à cada função, as chances de converter contatos em matrículas aumenta muito.

5) Prepare a equipe:

Antes que o processo de captação inicie, é preciso que haja um treinamento especial para os funcionários que entrarão nesta maratona.

Cada funcionário precisa estar inteirado sobre todo o processo e principalmente, bem preparado para atuar na área que lhe foi dirigida. Ainda que cada tarefa tenha suas particularidades, todos que trabalham com a captação devem saber que são responsáveis por representar a escola ou curso ao lidar com os interessados na instituição.

Este treinamento é fundamental para o sucesso da instituição como um todo, porque além de preparar muito mais os funcionários, ele gera um espírito de coletividade e engajamento em toda a equipe.

Assim, a impressão que a equipe passará será decisiva: ela pode fazer alguém se matricular ou desistir da sua instituição.

Lembre-se: treinamento é sinônimo de Maple Bear Academy!
Quantas trilhas de conhecimento já foram concluídas pelo seu time, em sua escola? Que tal desafiar a equipe na busca de reciclagem e novos conhecimentos? Quem sabe finalizar treinamentos pode se tornar um indicador de qualidade do seu time. Converse com sua equipe e defina uma meta de aprendizado para ser acompanhada nas suas reuniões de resultado com sua equipe.

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